Upphandling av bredband

Med syfte att förbättra våra villkor för bredband, TV och telefoni kommer vi starta en upphandling under hösten. Ambitionen är att ta beslut om nytt avtal under ordinarie föreningsstämma i April 2018 och påbörja eventuellt byte av leverantör månaderna efter det.

Vi vill sätta samman en arbetsgrupp för att genomföra upphandlingen och få till bra villkor till rätt pris. För att processen ska ske på ett sätt som tillvaratar många olika perspektiv eftersträvar vi att ha boende av olika åldrar, boendeform, kön och gata representerade i arbetsgruppen.

Vi förväntar oss ingen stor arbetsbörda för de engagerade, men det kommer krävas några möten för att ta fram upphandlingsunderlag samt föreslå fortsatta steg i processen. En av våra styrelseledamöter är mycket engagerad i frågan och kommer leda arbetet. Det kan även förekomma visst arbete mellan möten.

Vill du engagera dig i denna fråga? Maila ditt intresse till styrelsen (styrelse@halsovardenssff.se). Vi vill ha ditt svar senast den 10e september.

Kallelse till extra föreningsstämma för medlemmar i Hälsovårdens Samfällighetsförening

Hälsovårdens Samfällighetsförenings styrelse kallar till extra föreningsstämma för att säkerställa positiv likviditet i samfälligheten. Utan en extra debitering kommer föreningen inte kunna betala leverantörsfakturor under juni månad. Styrelsen har jobbat aktivt med att sköta likviditeten men finner det nödvändigt att stärka kassan till dess debiteringslängden för Q3 2017-Q2 2018 börjar gälla. Detta är i linje med vad som diskuterades på ordinarie föreningsstämma den 6e april.

De främsta anledningarna till den låga likviditeten i samfälligheten är obudgeterade investeringar i farthinder under 2016, stor återbetalning till medlemmar av överdebiterat vatten om 445.000 kronor, samt större ökning av kostnader för teknisk förvaltning än förutsett inför budgeten 2016 (samt relaterad debiteringslängd Q3 2016 – Q2 2017).

Tid och Plats

31 maj, kl 19:00 i Beckombergaskolans matsal.

Dagordning

0. Stämmans öppnande

1. Val av ordförande för stämman

2. Val av protokollförare

3. Val av två justeringsmän

4. Styrelsens förslag till extra debiteringslängd

5. Övriga frågor

6. Information om var stämmoprotokollet kommer finnas tillgängligt

7. Stämmans avslutande

Bifogat finns den extra debiteringslängd som ligger som grund för beslut under agendapunkt 4.

Extra Debiteringslängd 2017

Ordinarie föreningsstämma 2017 – Kallelse samt material

Årets ordinarie föreningsstämma är den 6e April klockan 19:00 i Beckombergaskolans matsal. Kallelse går även ut till samtliga medlemmar via brev.

Här finner ni samtliga dokument som behövs inför stämman.

Kallelse samt dagordning

Årsredovisning samt förvaltningsberättelse 2016

Revisionsberättelse 2016

Budget 2017

Föreslagen debiteringslängd Q3 2017 till Q2 2018

Proposition rörande parkering

Valberedningen kommer lägga fram sitt förslag till arvode åt styrelse och revisor under stämman. Vidare kommer valberedningen föreslå kandidater för ordinarie styrelseledamöter, suppleant till styrelsen, samt förslag på ordförande i styrelsen. Valberedningens förslag kommer presenteras senast på stämman. Den som vill engagera sig i styrelsen och påverka föreningens framtid på ett konkret vis är välkommen att höra av sig till valberedningen. Information om hur finns i tidigare inlägg på hemsidan.

Medlemmar som har erlagt betalning av aviserade och förfallna avgifter till samfällighetsföreningen har rösträtt på stämman. Samtliga medlemmar kommer prickas av enligt debiteringslängd vid ankomst till stämman. Om medlem inte kan delta har man rätt att ge fullmakt åt annan medlem att rösta vid stämman. En röstberättigad medlem kan endast ha en fullmakt – inte fler – att rösta för annan medlem. Använd gärna bifogat dokument för fullmakten.

Fullmakt att rösta vid stämma

Välkomna!

Valberedningen hälsar – nominera kandidater till styrelsen

Hej alla boende i Hälsovårdens Samfällighetsförening!

Som ni nog vet, är ni alla delägare i Hälsovårdens Samfällighetsförening. Föreningen förvaltas av en styrelse, vars arbete påverkar både underhåll och ekonomi i vår gemensamma miljö.

Nu är det snart dags för föreningsstämma, då några medlemmar i styrelsen kommer att avgå.

Vi söker därför 2-3 personer som är villiga att ingå i styrelsen som ledamöter eller suppleant.

Intresse och engagemang behövs men har du dessutom kompetens inom juridik, markskötsel eller entreprenörskap, är det välkommet.

Arbetet är viktigt för alla boende (268 hushåll) och ger möjlighet att ta del av vad som händer i området och att påverka ekonomi och utveckling av samfälligheten

Räkna med att 8-10 möten genomförs under ett år.

Om du har frågor och/eller är intresserad, hör av dig till valberedningen Tomas Björklund eller Ylva Novak som båda tidigare varit ordförande i Hssff. Mer information här på hemsidan.

Välkommen med din anmälan eller dina frågor, helst före 28/2, till

Tomas Björklund (t.bjorklund1@gmail.com 070-354 00 01)

Ylva Novak (ylva.novak@gmail.com 072-506 50 60)

Dags att lämna in motioner till årsstämman 2017

Som medlem kan du skicka in motion rörande föreningens verksamhet. Motionen kommer att behandlas under ordinarie stämma och skall enligt våra stadgar vara styrelsen tillhanda senast den 31 januari 2017. Motion kan lämnas i föreningens brevlåda som finns på teknikhuset på Ockravägen 24 eller på mejl styrelse@halsovardenssff.se . Vi uppskattar om ni lämnar in er motion elektroniskt.

Det är viktigt att styrelsen får in motioner från medlemmarna i god tid innan kallelse till årsstämma ska gå ut. Vi äger vår samfällighet tillsammans så styrelsen uppskattar motioner, eftersom de styr vad vi beslutar i samfälligheten och inriktningen för verksamheten.

Styrelsen kommer lämna sitt svar på motionerna på årsmötet. Svaren skrivs för att rekommendera medlemmarna att antingen bifalla, avslå eller anse motionen besvarad beroende på vilken information som styrelsen har. Kommer det in motioner efter det datum som styrelsen har satt kan de inte följa med kallelsen och därför inte heller tas upp på stämman.

En bra motion innehåller några grundläggande punkter

  1. Rubrik som sammanfattar vad motionen handlar om
  2. Bakgrund som kortfattat beskriver problemet som man vill få åtgärdat. Skriv eventuellt med en rekommendation.
  3. Beskrivning av ärendet och varför det föreligger ett behov av ändring/förbättring av något. Varför? Fakta? Möjligheter? Hinder?
  4. Förslag på lösning av problemet och beskrivning av hur lösningen adresserar problemet
  5. Yrkande till beslut. Skriv flera alternativa beslut om du vill ge stämman/styrelsen fler alternativ än bifall/avslag
  6. Bilagor eller referenser till stadgar/lagtext eller annat relevant bakgrundsmaterial
  7. Namn, datum, e-post/adress samt fastighetsbeteckning/brf från vilken motionen kommer.

Årsstämma är preliminärt bokat till den 6e april klockan 19:00. Lägg gärna in det i kalendern. Formell kallelse kommer i god tid innan årsstämman.

Med vänlig hälsning,

Styrelsen

Uppdatering: Avier för Q3 och Q4 samt vattenförbrukning

Samfällighetens fakturor skall skickas ut i god tid till medlemmarna med förfallodatum senast dagen innan avsett kvartal (kvartalsvis betalning i förskott). På grund av en kommunikationsmiss mellan styrelsen och vår ekonomiska förvaltare (ISS) så kom Q3-aviseringen inte ut i tid. Avsikten var att återbetalningen av överdebiterat vatten skulle ske på Q3-fakturan men då osäkerhet rådde om hur detta skulle gå till och faktureringen redan blivit försenad, valde styrelsen att snabbt se till att Q3-fakturan skickades ut så att samfälligheten inte skulle stå utan likvida medel för betalning av leverantörer. Återbetalning av överdebiterat vatten har därför skett på 2016 Q4-fakturan som distribuerats under senaste veckan.

Debitering av faktisk förbrukning från föregående år skall ske under Q2 följande år. Hitintills har uppskattad vattenförbrukning debiterats. Styrelsen har konstaterat att de rapporteringar av vattenförbrukning som ombetts av samtliga medlemmar runt nyår varje år inte har stämts av mot uppskattad förbrukning. Varken inom samfälligheten eller hos ISS har det funnits en tydlig beskrivning av hur det skall ske så det har inte skett – rutiner håller på att tas fram. Återbetalning/debitering kommer att ske så snart styrelsen kan säkerställa underlaget för avräkning. Styrelsen har fått underlag från ISS men då ett flertal medlemmar inte har svarat  / lämnat in respektive vattenmätaravläsning till ISS så måste styrelsen säkerställa att avräkningen blir korrekt. Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2015 kommer göras på 2017 Q1-fakturan. Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2016 kommer göras på 2017 Q2-fakturan.

Sammanfattningsvis:

  • Återbetalning av tidigare överdebiterat vatten har skett på 2016 Q4-fakturan som nyligen distribuerats.
  • Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2015 kommer göras på 2017 Q1-fakturan.
  • Avräkning av faktiskt förbrukat vatten för 2016 kommer göras på 2017 Q2-fakturan.
  • Kvartalsfakturering från samfälligheten kommer att ske i förskott från och med 2017 Q1 och skickas ut i december 2016.

Permanenta farthinder anläggs 27-28 oktober

Arbetet med att anlägga permanenta farthinder har nu påbörjats. I början av nästa vecka (vecka 43) kommer de temporära farthindren att monteras bort. Arbetet med att anlägga de nya hindren i asfalt kommet att pågå 27-28 oktober.  Vid regn kommer dock arbetet att senareläggas.

Vi ber er att uppmärksamma att asfalten behöver torka i 15 minuter efter det att den har lagts. Vi hoppas att ni har överseende i det fall ni behöver vänta med att åka in på eller från berörda gator under den tid anläggningen pågår. De gator som berörs är Ockravägen, Ambravägen, Pärlemorvägen, Alabastervägen, Limonitvägen och Pimpstensvägen. Vid senare tillfälle kommer hindren även att målas så att de syns bättre.

Med vänlig hälsning,

Styrelsen Hälsovårdens SFF